L’Institut de l’Engagement, une organisation phare qui se consacre à la valorisation et l’accompagnement de jeunes engagés dans des projets civiques, sociaux ou environnementaux, a récemment franchi une étape majeure dans l’optimisation de ses processus. Grâce à la technologie Salesforce Experience Cloud, l’Institut a transformé la gestion de ses candidats et de ses bénévoles, en automatisant et en simplifiant un processus d’admission complexe qui s’étend sur plusieurs mois et implique des milliers d’acteurs chaque année.
Un besoin clairement identifié
L’Institut organise deux sessions d’admission par an, au printemps et à l’automne, et repère des jeunes âgés de 16 à 30 ans qui souhaitent être accompagnés dans leur projet d’avenir après leur engagement. La gestion des candidatures, des témoignages et des jurys représente un défi logistique et administratif important. Chaque dossier de candidature comprend plusieurs parties, dont deux témoignages extérieurs (d’un tuteur et d’un témoin), et passe par des étapes d’évaluation écrites et orales nécessitant une coordination fluide entre candidats, bénévoles et administrateurs.
La plateforme que l’Institut avait développée en interne était vieillissante. Le besoin de l’Institut était clair : automatiser ces processus tout en conservant un haut niveau de personnalisation et d’accompagnement pour chaque candidat, ainsi qu’une intégration transparente pour ses bénévoles, jurys et tuteurs.
La solution technologique : Salesforce Experience Cloud
Sur les conseils de Maxime Alric, Account Executive spécialiste des associations chez Salesforce.org, l’Institut de l’Engagement a choisi Salesforce Experience Cloud pour répondre à ses besoins. Cette solution a été déployée en collaboration avec Cloud Girafe, un intégrateur expérimenté dans les projets associatifs, garantissant une ergonomie optimale et le respect des standards Salesforce.
Salesforce offre des tarifs ultra-compétitifs pour les associations en France, permettant à des organisations à but non lucratif comme l’Institut de bénéficier d’une technologie de pointe adaptée à leur budget. Ce partenariat stratégique a permis à l’Institut de créer une plateforme intégrée et automatisée pour gérer les candidatures de bout en bout.
Les points forts de la plateforme
- Attribution automatique des dossiers : Chaque candidature est automatiquement affectée à plusieurs bénévoles pour relecture et évaluation. Cette étape cruciale réduit le temps administratif et garantit une répartition équitable des charges.
- Automatisation des jurys : Les journées de jury, essentielles pour la phase orale, sont entièrement gérées via la plateforme. L’attribution des présidents et des membres de jury est optimisée en tenant compte des disponibilités et des préférences, et tout se synchronise en temps réel.
- Calcul automatique des admissibilités : Les évaluations écrites et les témoignages sont agrégés automatiquement pour calculer les notes finales. Ces données alimentent les décisions d’admissibilité, tout en restant accessibles aux administrateurs pour validation.
- Un outil de planification ergonomique : L’Institut souhaitait un affichage proche d’Excel pour la planification des jurys et des créneaux candidats. Cette fonctionnalité, désormais intégrée à Salesforce, se distingue par sa gestion en temps réel, éliminant les doublons et les erreurs de coordination.
- Portails personnalisés : Les candidats, bénévoles, tuteurs et témoins disposent d’un accès dédié à des portails distincts, leur permettant de suivre facilement l’avancement des candidatures et de remplir leurs rôles respectifs.
Une collaboration saluée par l’Institut
« La transformation digitale de nos processus d’admission était un défi ambitieux, mais grâce à l’engagement et au professionnalisme de Cloud Girafe, nous avons relevé ce défi avec succès. Leur expertise technique et leur compréhension fine de nos besoins ont été essentielles pour concevoir une plateforme parfaitement adaptée à notre fonctionnement. Cette collaboration a permis à notre équipe de se concentrer sur l’essentiel : accompagner les jeunes talents engagés dans leurs projets. »
Quentin Jagorel, Directeur général de l’Institut de l’Engagement
Un projet ambitieux : l’expertise technique au cœur des sessions
« Ce projet est extrêmement ambitieux, car il nécessite de prendre en compte de nombreux critères complexes dans les algorithmes d’attribution automatique, que ce soit pour la répartition des dossiers ou la gestion des jurys. De plus, les sessions d’admission sont des moments particulièrement intenses : des centaines de personnes se connectent simultanément sur les portails pour soumettre, évaluer ou suivre les candidatures. Chaque bug ou dysfonctionnement peut avoir des répercussions importantes sur le bon déroulement de ces étapes cruciales. Grâce à l’implication de Cloud Girafe, nous avons réussi à anticiper et gérer ces défis avec efficacité. »
Fleur Laurens, Cheffe de projet – Institut de l’Engagement
Un impact transformateur pour l’Institut
Grâce à cette plateforme, l’Institut dispose désormais d’un outil de gestion de ses candidatures complètement intégré à son CRM Salesforce. Les bénévoles bénéficient d’une interface claire et intuitive pour accomplir leurs missions, et les candidats profitent d’une expérience utilisateur fluide, de leur inscription initiale à leur intégration comme lauréats.
Un exemple inspirant pour les associations
En collaborant avec Cloud Girafe et en adoptant Salesforce Experience Cloud, l’Institut de l’Engagement démontre qu’il est possible de concilier innovation technologique et mission associative. Ce projet illustre parfaitement comment des outils numériques performants peuvent répondre aux défis spécifiques des organisations à but non lucratif, tout en maximisant leur impact social.
