Éducation · Admissions · Relations entreprises
CRM pour CFA : reliez candidats, entreprises et équipes
Une candidature à compléter, une entreprise qui recrute, un apprenti à accompagner : donnez à vos équipes une vue claire du dossier et de la prochaine action.
Cloud Girafe adapte Salesforce aux parcours de votre centre de formation d’apprentis. Nous réunissons le CRM, vos portails et vos outils de gestion autour des besoins des admissions et des relations entreprises.
Une information partagée, des accès distincts
Exemple d’organisation à adapter : chaque espace donne accès aux seules informations autorisées.
Les situations à simplifier
Savoir où en est chaque dossier
Quand les informations circulent entre fichiers, emails et logiciels, une simple question peut demander plusieurs recherches. Le candidat a-t-il répondu ? Quelle entreprise attend un retour ? Qui doit relancer ?
Un CRM pour CFA rassemble cet historique et rend les responsabilités visibles. Les équipes disposent de listes de travail partagées, avec une étape, un responsable et une échéance. La direction suit les dossiers qui avancent et ceux qui nécessitent une intervention.
Admissions
Repérer les candidatures incomplètes, préparer les entretiens et suivre les décisions sans reconstruire la situation à chaque réunion.
Relations entreprises
Retrouver les besoins de recrutement, les offres ouvertes et les échanges avec chaque employeur, même lorsqu’un interlocuteur change.
Accompagnement
Partager les prochaines actions et les alertes utiles entre les personnes autorisées, tout au long du parcours de l’apprenti.
Du premier contact à l’admission
Un parcours candidat lisible
Journées portes ouvertes, formulaire du site, recommandation d’un partenaire : la provenance d’une demande aide à comprendre les parcours qui aboutissent. La fiche de la personne reste liée à ses candidatures, aux formations visées et aux échanges utiles.
Vous définissez les étapes : contact à qualifier, dossier à compléter, entretien, décision, recherche d’entreprise. Un candidat peut avoir plusieurs candidatures sans devenir plusieurs personnes dans la base. Les pièces attendues et les règles de relance sont configurées selon vos processus.
Les tableaux de bord permettent alors de suivre les dossiers par rentrée, formation ou établissement. Les indicateurs sont définis avec vous pour distinguer une demande reçue, une admission et un contrat effectivement confirmé.
Les informations qui font avancer
- Formation et rentrée souhaitées.
- Étape et responsable du dossier.
- Pièces reçues et éléments manquants.
- Dernier échange et prochaine action.
- Entreprise recherchée ou identifiée.
Le vocabulaire, les écrans et les règles de gestion reprennent ceux de votre CFA.
Relations entreprises et alternance
Relier les offres aux bons dossiers
Le compte entreprise réunit les établissements, les contacts, les offres et les échanges. Les conseillers retrouvent les besoins actifs, les recrutements précédents et les retours déjà obtenus. Une offre précise notamment le métier, le lieu, la formation recherchée et la date de démarrage.
Des critères explicites peuvent aider à sélectionner les candidatures pertinentes : formation, mobilité, disponibilité ou compétences déclarées. Nous définissons ces règles avec vos équipes. Le conseiller garde la main sur la mise en relation et sur ce qui est transmis à l’employeur.
Une fois l’accord trouvé, le CRM peut suivre l’avancement du contrat et les étapes à coordonner avec votre outil administratif. L’objectif est de rendre visibles les pièces attendues, les responsables et les dates importantes.
Le calcul des financements, les démarches OPCO et la production de documents réglementaires dépendent du périmètre retenu et des logiciels connectés. Ils ne sont pas présumés inclus dans la mise en place du CRM.
Trois portails Experience Cloud possibles
Chacun retrouve ce qui le concerne
Les portails Experience Cloud peuvent prolonger Salesforce auprès de vos publics. Trois parcours à adapter à votre organisation.
Candidat et apprenti
Compléter son profil, déposer les pièces demandées, consulter l’état de sa candidature et retrouver les échanges avec son conseiller. Après l’admission, les services accessibles évoluent selon le parcours prévu.
Entreprise
Déposer une offre, mettre à jour ses coordonnées et suivre les candidatures qui lui ont été transmises. Les contacts de l’entreprise accèdent uniquement aux offres et dossiers autorisés.
Établissement partenaire
Retrouver les candidats de son périmètre, compléter les informations nécessaires et suivre les actions partagées avec le CFA. Les droits tiennent compte des établissements et des rôles de chaque utilisateur.
Le choix d’un ou plusieurs portails, les profils d’accès et les licences sont examinés ensemble. Un premier espace peut suffire pour démarrer.
Un exemple concret
Une pièce manque. Tout le monde sait quoi faire.
Lina prépare une candidature en BTS et recherche une alternance. Sa conseillère a identifié une offre chez Atelier Horizon. Il manque une pièce au dossier : Lina la voit dans son espace et la conseillère retrouve la même information dans Salesforce.
Bonjour Lina
Dossier à compléter
- CV reçu
- Entretien réalisé
- Justificatif demandé : à déposer
Votre prochaine étape
Complétez votre dossier avant la mise en relation avec l’entreprise.
Maquette illustrative. Personne, entreprise et dossier fictifs.
Candidature de Lina
- Formation
- BTS
- Entreprise envisagée
- Atelier Horizon
- Action attendue
- Vérifier la pièce reçue
- Étape suivante
- Proposer la candidature
La candidature est transmise après vérification par la conseillère.
Maquette de principe, sans engagement sur un écran standard Salesforce.
Le dépôt de la pièce met à jour le dossier partagé selon les règles définies. La conseillère vérifie le document puis prépare la mise en relation. L’entreprise reçoit uniquement les éléments que le CFA a décidé de lui rendre accessibles.
Votre système d’information
Faire travailler le CRM avec vos outils de gestion
Le CRM se concentre sur la relation et les parcours. Votre ERP de formation peut conserver la gestion administrative, la pédagogie ou la facturation. Nous définissons, information par information, quel outil fait référence et comment les mises à jour circulent.
La reprise des données est un chantier à part entière : sources, volumes, doublons, qualité, historique utile et droits d’accès. Les interfaces sont étudiées à partir des API réellement disponibles. Aucun connecteur ni échange automatique n’est supposé exister sans vérification.
Salesforce est déjà en place ?
Nous commençons par observer vos usages et ce qui fonctionne. Des écrans simplifiés, un modèle de données clarifié et des parcours revus peuvent permettre de réutiliser une partie de l’existant.
Une reconstruction ou une nouvelle organisation Salesforce se décide après comparaison des contraintes, de la reprise des données et du coût global. Découvrez notre intervention Relancer l’usage de Salesforce.
Notre manière de travailler
Commencer par un parcours qui compte
Nous choisissons avec vos équipes une situation prioritaire, puis nous la rendons concrète dans une démonstration. Le périmètre distingue les fonctions disponibles, la configuration et les développements nécessaires.
Les demandes sont organisées dans un backlog. Vous validez le périmètre et le budget avant réalisation, puis les résultats avant mise en production. La documentation et la formation permettent à vos équipes de comprendre le fonctionnement de leur CRM.
Des expériences proches
Des parcours et des portails déjà au cœur de notre travail
Notre accompagnement de l’Institut de l’Engagement porte sur les candidatures et l’accompagnement des jeunes engagés. Dans ce contexte associatif distinct d’un CFA, les parcours et les informations partagées occupent une place centrale.
Notre retour d’expérience sur trois portails Experience Cloud montre comment des espaces distincts répondent à plusieurs publics dans le secteur de la téléphonie. Cette expérience nourrit notre approche des accès et des parcours, à adapter au modèle métier de votre CFA.
Questions fréquentes
Choisir le CRM de votre CFA
Salesforce remplace-t-il un logiciel de gestion de CFA ?
Le périmètre dépend de votre organisation. Nous définissons ce qui relève de la relation, des admissions et des portails, puis ce qui reste dans vos outils administratifs et pédagogiques. Les échanges nécessaires sont chiffrés explicitement.
Faut-il choisir Education Cloud ?
Salesforce pour l’éducation fait partie des solutions à examiner. Le choix du produit, des fonctionnalités et des licences dépend des parcours, de l’existant et des utilisateurs. Salesforce confirme les conditions commerciales des licences.
Peut-on commencer avec un seul portail ?
Oui. Le premier portail peut répondre au besoin le plus urgent. Nous anticipons les règles d’accès et les éléments réutilisables pour éviter de refaire inutilement le travail lors des étapes suivantes.
Comment estimez-vous le budget ?
Nous distinguons le CRM, chaque portail, la reprise des données, les interfaces et l’accompagnement. Les licences et les services tiers sont identifiés séparément. Le devis précise les volumes et les parcours inclus.
Le CRM garantit-il la conformité Qualiopi ?
Un outil peut aider à conserver des informations et à suivre des actions. La conformité dépend de vos processus et de leurs preuves : elle ne résulte pas automatiquement de l’installation de Salesforce.
Comment préparer un premier échange ?
Présentez un parcours qui pose difficulté, vos outils actuels, les publics concernés et l’échéance recherchée. Un exemple de dossier anonymisé aide à préparer une discussion concrète.
Parlons du parcours à améliorer dans votre CFA
Admissions, relations entreprises ou portail : dites-nous où les équipes perdent du temps et ce que vous souhaitez rendre plus simple.
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