Une association engagée pour une maladie rare

L’Association Française de l’Ataxie de Friedreich (AFAF) est une association loi 1901 à but non lucratif dont la mission est claire : informer, soutenir et représenter les malades, et financer la recherche médicale face à l’ataxie de Friedreich, une maladie neurologique rare d’origine génétique, et encore aujourd’hui incurable.

L’AFAF propose à ses adhérents un ensemble de services gratuits : écoute, soutien psychologique, accompagnement social, rencontres et ateliers. Elle informe via son site Web, ses réseaux sociaux, ainsi que des newsletters, et une revue papier envoyée trimestriellement à ses membres et abonnés. L’association finance également des projets de recherche médicale, mais aussi d’innovations pour l’aide à la vie quotidienne.

Comme beaucoup d’associations de ce type, elle s’appuie principalement sur des bénévoles, dont certains sont eux-mêmes malades ou proches d’un patient. La disponibilité de l’équipe est précieuse et le temps consacré à l’association doit être utilisé au mieux. C’est pour cela que la flexibilité de l’équipe Cloud Girafe a été un atout.

Le défi

Avant de faire appel à Cloud Girafe, l’AFAF utilisait un outil conçu à l’origine pour gérer des centres de formation, adapté il y a une dizaine d’années pour répondre aux besoins. Mais suite à une migration technique majeure de cet outil, l’éditeur n’était plus en mesure de maintenir ces spécificités. L’association s’est alors retrouvée sans solution fiable pour gérer ses adhérents, ses donateurs et ses envois de revue.

La complexité de son modèle est réelle : un même foyer peut adhérer pour plusieurs membres de la famille, payer en une seule fois pour des cotisations distinctes, ajouter un don, et abonner un tiers (une grand-mère, un ami…) à la revue. Une famille peut ainsi générer un seul paiement pour quatre adhésions et deux abonnements. Les paiements peuvent se faire par chèque, en ligne, voire en espèce pour certains dons lors de manifestations.

Par ailleurs, une donnée sensible complique encore la gestion : lors des adhésions, les adhérents peuvent préciser s’ils sont atteints par la maladie. La solution doit donc permettre de gérer ces profils de manière souple et strictement conforme au RGPD.

La solution : un CRM pensé pour les associations

Cloud Girafe, intégrateur CRM spécialisé auprès des PME et des associations, a proposé à l’AFAF une approche structurée : mettre en place un CRM adapté au secteur associatif non lucratif, qui gère à la fois les adhérents, les donateurs particuliers, les mécènes (entreprises et fondations), les abonnements à la revue et les commandes multiples. Le CRM bénéficie d’un programme spécifique pour les associations loi 1901 qui leur permet de disposer d’un nombre de licences gratuites.

La gestion de projet menée par Cloud Girafe a suivi une méthodologie rigoureuse :

• Analyse des besoins métiers : recueil du cahier des charges détaillé auprès des équipes bénévoles, prise en compte de la spécificité associative et des contraintes de disponibilité
• Conception des objets métier : modélisation des contacts (personnes physiques), des mécènes et fondations, des commandes, des abonnements à la revue et des dons
• Paramétrage et développement : création des écrans de saisie adaptés, des vues, des rapports et tableaux de bord (nombre d’adhérents, montant des dons, suivi des mécènes…)
• Formation des utilisateurs : sessions dédiées avec supports vidéo enregistrés, pensées pour un renouvellement possible des bénévoles

Connexion à Brevo : la communication digitale au service de la cause

L’un des enjeux clés du projet était de permettre à l’AFAF de mener des campagnes de communication ciblées : relances d’adhésion, informations sur la recherche médicale, invitations aux événements, newsletters… Cloud Girafe a accompagné la mise en place d’une connexion entre le CRM et Brevo, solution française de communication digitale.

Brevo présente un atout majeur dans le contexte d’une association de patients : c’est un outil français, dont l’hébergement et le traitement des données respectent le cadre juridique européen, ce qui facilite la conformité RGPD. L’intégration permet au CRM d’alimenter Brevo avec les listes de contacts segmentées : adhérents actifs, abonnés à la revue, donateurs potentiels, médecins référencés…

PDF Butler : zéro ressaisie, un gain de temps pour l’association

Parallèlement au CRM et aux campagnes Brevo, Cloud Girafe a intégré PDF Butler — plateforme leader de génération automatique de documents depuis un CRM — directement dans le système de l’AFAF. C’est l’une des briques les plus immédiatement visibles pour l’équipe bénévole, car elle répond à des contraintes très concrètes du quotidien associatif.

Chaque cotisation ou don versé à l’AFAF ouvre droit à un reçu fiscal (CERFA n°70-3185) que l’association doit émettre. Les adhésions payées par chèque papier nécessitent l’édition de bordereaux de remise à la banque.

PDF Butler supporte la génération en mode unitaire (un document à la demande) comme en mode batch (plusieurs dizaines de documents en une seule opération). Pour l’AFAF, c’est un gain de temps considérable, et une sécurité supplémentaire : les documents générés sont conformes, traçables et accessibles depuis le CRM par toute l’équipe autorisée. Cloud Girafe est revendeur officiel de PDF Butler.

Un accompagnement pensé pour les associations : la différence Cloud Girafe

Accompagner une association de patients n’est pas la même chose qu’accompagner une entreprise commerciale. Cloud Girafe en est convaincu, et c’est précisément cette sensibilité qui a fait la différence dans le choix de l’AFAF.

Les membres de l’AFAF sont des bénévoles engagés, souvent des parents d’enfants malades, dont le temps consacré à l’association vient en plus de leur temps professionnel et est de ce fait variable. Cloud Girafe en a tenu compte dans plusieurs dimensions :

• Adaptabilité : l’équipe a su faire preuve de compréhension des contraintes de planning, tout en respectant le calendrier projet demandé par l’association
• Posture de conseil : Cloud Girafe a su aller au-delà du simple intégrateur pour challenger les besoins, proposer des alternatives et aider l’AFAF à prioriser ses chantiers
• Continuité après projet : une TMA (Tierce Maintenance Applicative) peut être proposée pour assurer le support et l’évolution du CRM dans le temps

Résultats et bénéfices : ce que le projet a changé

Le projet mené par Cloud Girafe a permis à l’AFAF de :

• Centraliser la gestion des adhérents, donateurs, abonnés à la revue, médecins référencés et mécènes dans un seul et même outil
• Automatiser la génération des reçus fiscaux (CERFA) et bordereaux de chèques, éliminant une charge administrative importante
• Lancer des campagnes de communication ciblées et conformes RGPD via Brevo, depuis les données du CRM
• Connecter l’outil de commande en ligne au CRM pour un flux d’information limitant les ressaisies
• Disposer de tableaux de bord pour piloter l’activité : nombre d’adhérents, montant des dons particuliers et entreprises, évolution dans le temps
• Sécuriser la continuité des connaissances grâce aux formations enregistrées, utiles lors des changements de bénévoles

À la suite du projet, l’association estime qu’elle va pouvoir réduire la charge de bénévolat consacrée à la gestion des données de 1 à 2 jours par mois. Ceci permet de réallouer le temps du secrétariat à des missions plus importantes pour les adhérents.

Conclusion : le CRM, un outil stratégique pour les associations

La digitalisation d’une association de patients n’est pas un projet comme les autres. Elle demande une compréhension fine du modèle associatif, une sensibilité au contexte humain et une maîtrise des enjeux RGPD spécifiques aux données de santé.

Cloud Girafe a su relever ce défi aux côtés de l’AFAF : en déployant un CRM adapté, en intégrant Brevo pour les campagnes marketing, en connectant l’outil de commande en ligne et en automatisant la production documentaire avec PDF Butler. Chaque brique mise en place libère du temps bénévole pour ce qui compte vraiment : accompagner les malades et leurs familles.